2024/10/31 / 社内業務効率化
議事録は、会議で決まった内容を正しく残し、関係者に共有するために欠かせない業務です。一方で、文字起こしや要点整理に手間がかかり、本来取り組むべき業務の時間が削られてしまう場面も見られます。
本記事では、議事録作成が滞りやすい理由を整理したうえで、作業を効率化する具体的な方法を紹介します。さらに、AIを活用した便利な議事録作成ツールも取り上げますので、業務改善の参考として役立ててください。
議事録の作成に時間がかかりすぎてしまう背景には、個人のスキルだけでなく、複数の原因が隠されています。
このように、作業工程や業務体制など複数の要因が重なり、議事録作成の効率を下げています。
では、どうすれば議事録作成を効率化できるのでしょうか。方法をいくつか紹介します。
議事録作成を効率よく進める方法の一つとして、AI対応の議事録作成ツールの活用があります。これまでのように録音を繰り返し聞きながら文字を起こし、発言内容を整理し直す必要がなくなり、会議の音声をその場で自動的にテキストへ変換できます。話者の区別や長時間の会議内容の整理、専門用語の登録といった機能を備えたツールを使えば、作業負担はさらに軽くなります。
加えて、AIによる記録は個人の感覚に左右されにくく、会議の内容を正確に残しやすくなります。その結果、議事録作成にかかる時間を減らしながら、完成度の高い記録を作成できます。
会議の前に議事録のフォーマットを準備して参加者へ共有しておくと、毎回構成を考える手間が省け、記載すべき項目が明確になります。重要な情報の抜け漏れを防げるだけでなく、議題や目的を事前に盛り込んだフォーマットを共有することで、会議のゴールが共有され、議論が脱線しにくくなる点もメリットです。
フォーマットには、会議名・日時・参加者などの基本情報に加えて、議題、決定事項、「誰が・いつまでに・何をするか」といったToDo欄を設けておくと便利です。これらをテンプレート化しておけば、会議中は必要事項を埋めるだけで議事録を効率よく作成できます。
会議中に議事録を効率よくまとめるためには、ポイントを意識して記録することが大切です。とくに、担当者・期限・対応内容といった決定事項や、今後の対応が必要な項目を中心に書き留めると、会議の要点を把握しやすくなります。自分なりの記号や略語を取り入れれば、記録のスピードも向上します。
AI議事録作成ツールを使用している場合でも、重要な決定内容や専門用語については手元のメモで補足しておくと、会議後の確認や整理を円滑に進められます。
共同編集ツールを取り入れることで、議事録作成の手間を大きく減らせます。従来のように担当者が一人で作成し、メールで修正のやり取りを重ねる方法では、確認作業に時間を取られがちになります。参加者全員が同じ文書を共有し、その場で追記や修正、コメントを行えば、内容の食い違いや記載ミスをすぐに調整できます。
編集の履歴が自動で残るため、変更した箇所や担当者も把握しやすくなります。こうした仕組みにより、議事録は特定の人に依存せず、チーム全体で活用できる情報として蓄積されていきます。
AI議事録作成ツールには多くの種類があり、それぞれ機能や強みが異なります。そこで、目的に合ったツールを選ぶために確認しておきたいポイントを整理していきます。
文字起こしの正確さは、議事録作成の効率を大きく左右します。専門用語や固有名詞が多い会議では誤認識が起こりやすく、修正に手間がかかることもあります。多くのAI議事録作成ツールには試用期間が用意されているため、実際の会議音声で精度を確かめてから導入を検討すると安心です。
話者の判別機能や辞書機能が備わったツールを選ぶと、議事録作成をスムーズに進めやすくなります。発言者を自動で区別できれば、後から内容を見直す際の手間を減らせます。
専門用語や固有名詞が多い会議では、あらかじめ用語を登録できる辞書機能が役立ちます。誤認識を防ぎやすくなり、文字起こしの精度も安定します。必要な機能が揃ったツールを選択すれば、作業の効率と議事録の品質の両方を高められます。
AIの音声認識については、以下の記事で詳しく解説しています。あわせてお読みください、
多くの議事録作成ツールは、文字起こし＝音声認識の処理量が大きいため、利用時にインターネット接続を必要とします。ただし、通信環境が整っていない場所で会議を行う場合や、機密性の高い情報を扱う場面では、オフライン対応のツールが役立ちます。端末内で音声認識と文字起こしを行えるため、情報管理の面でも安心して利用できます。
ここからは、AIを活用した議事録作成ツールのおすすめ5選をご紹介します。
OtoNoteは、スタンドアローン型で利用できるAI音声認識を活用した議事録作成ツールです。インターネットに接続しないオフライン環境で動作するため、機密情報を含む会議でも情報漏洩のリスクを抑え、安全に議事録作成を効率化できます。
会議中の音声をその場でテキスト化できるため、発言内容をすぐに確認しながら議事録の作成を進められます。発言内容の整理や編集もしやすく、会議後の修正作業を効率よく行えます。また、発言者の区別がしやすい設計になっており、議事内容の把握に役立ちます。
操作画面はシンプルで直感的に扱えるうえ、音声とテキストの同期再生や自動保存など、議事録作成を効率化する便利な機能も豊富に備わっています。インターネットに接続しない環境で利用できる特長を活かし、セキュリティに配慮した運用を行いたい企業にも適しています。
出典：Notta
Nottaは、会議やインタビューの音声をその場で文字に変換できる音声認識ツールです。無料プランでも月120分まで利用できるため、会議の回数が少ない場合や、まず文字起こし作業を効率化したい方に適しています。
日本語や英語を含む58言語に対応しており、音声ファイルだけでなく動画からも文字を起こせます。翻訳機能も備えているため、多言語での会議にも活用できます。スマートフォンアプリとWeb版の両方に対応しているので、社内の会議から外出先の打ち合わせまで、さまざまな場面で利用できます。
出典：toruno
torunoは、料金体系が分かりやすく、導入しやすい議事録作成ツールです。初期費用がかからず、個人向けの「toruno パーソナル」は累計3時間まで無料で利用できます。法人向けの「toruno ビジネス」では、3週間（最大30時間）の試用期間が用意されているため、導入前に使い勝手を確認できます。月額制で利用時間に応じた料金となっており、コスト管理のしやすさも特長です。
音声認識には国内で広く使われている「AmiVoice®」を採用しており、専門用語が多い会議でも正確な文字起こしが期待できます。ビジネス向けプランでは、生成AIによる要約機能も利用できるため、議事録の作成作業を効率よく進められます。
出典：ZMEETING
ZMEETINGは、産総研の研究成果をもとにしたAI技術を活用し、会議の内容をデジタルで管理しやすくする議事録作成ツールです。発言内容だけでなく、声の調子から参加者の感情や議論の盛り上がり具合も把握できる機能を備えており、会議の流れを多角的に振り返れます。
利用人数に制限のないライセンス方式を採用しているため、部署全体で導入しやすく、コストの面でも扱いやすい仕組みとなっています。IPアドレス制限やクラウド保存を行わない設定にも対応できるため、情報管理の面でも安心して利用できます。
出典：ChatGPT
ChatGPTは、議事録作成の補助にも役立ちます。会議の文字起こしデータを入力し、要約や表現の調整といった指示を出すだけで、内容を整理できます。すでに使い慣れているツールで作業を進めたい場合にも取り入れやすいでしょう。
さらに、2025年6月以降は「record mode」が順次提供され、録音音声から直接議事録を作成できるようになりました。ただし、この機能はmacOS向けのデスクトップアプリを利用し、対象となる有料プランを契約している場合に限られるなど、使用条件が設定されています。
議事録作成が滞る理由は一つではなく、業務の進め方や体制など、いくつもの要因が重なっています。そこで、議事録作成ツールの導入やフォーマットの統一、共同編集の活用といった取り組みを組み合わせて進めることが重要です。
作成にかかる負担が軽くなれば、より注力すべき業務に時間を充てられるようになります。会議の内容を充実させながら業務全体の効率を高めるためにも、自社の状況に合った方法から実行していきましょう。
OtoNoteは、スタンドアローン型の自動文字起こし・議事録作成システムです。AI音声認識を利用して議事録を自動で作成します。インターネット環境が無くても利用可能で、情報漏洩のリスクを減らせます。
※「OtoNote」は株式会社議事録発行センターの製品です。
