2024/10/31 / 社内業務効率化
議事録作成は、会議後の業務において必要な作業ですが、集中力と時間がかかるものです。
多くのビジネスパーソンが、議事録作成に手間を感じているのではないでしょうか。会議内容を正確に残し、メンバー間で情報を共有することは重要ですが、そのために多くの時間を費やすことは効率的とは言えません。
本記事では、会議の議事録作成を効率化するために、自動文字起こしツールの活用方法とそのメリットについて解説します。
特に、会議の議事録作成に時間をかけているビジネスパーソンや効率化を目指す企業担当者にとってためになる情報をお届けします。
自動文字起こしツールを使うことで、会議中に発生する「聞き漏れ」や「認識の違い」を減らすことができます。
人が手動でメモを取ると、発言者の言葉を完全に記録するのが難しく、重要なポイントを見逃してしまうことも少なくありません。
しかし、文字起こしツールを利用すれば、会議内容をそのまま正確に文字として記録することができ、後から詳細な内容を確認することが可能です。
議事録は、会議に出席できなかったメンバーや後から会議内容を確認する必要があるメンバーにとって重要な情報です。
自動文字起こしツールを使えば、会議終了後すぐに文字起こしが完了し、迅速に議事録を共有することができます。
これにより、会議に参加できないメンバーへの情報共有の抜け漏れがなくなり、チーム全体の業務効率が向上します。
議事録アプリを選ぶ際には、まず「シンプルで使いやすい」という点を重視しましょう。
操作が複雑なアプリでは、導入に時間がかかり、結局使用しなくなってしまうこともあります。直感的に操作できるアプリであれば、誰でも簡単に使い始めることができ、チーム全体での活用が促進されます。
議事録アプリにはリアルタイムで記録するものと、会議後に音声やビデオの記録を使って議事録を作成するタイプがあります。
会議中にリアルタイムで文字起こしをしてくれる機能は、議事録作成を効率化するために便利です。
会議が終わった瞬間に議事録がほぼ完成している状態になるため、あとでまとめ直す手間が省けます。
リアルタイムで文字起こしすることにより、会議中にその場で内容の確認や修正も可能です。
文字起こしアプリには、業界特有の専門用語や固有名詞を登録できる「辞書機能」があるものを選ぶと便利です。
間違いやすい専門用語も正しく認識され、議事録の精度を向上させることができます。
特に専門的な内容が多い会議では、辞書機能が議事録作成の質につながるでしょう。
文字起こし後の議事録を簡単に編集できる機能も見逃せません。
会議の内容をそのまま文字に起こしても、必要な情報を整理し、要点をわかりやすくするための編集作業が必要です。
編集機能が充実しているアプリなら、発言の順序を変更したり、重要な箇所にマーカーを付けたりすることも簡単に行えます。
インターネット環境がない場所でも利用できるアプリは、利便性が高いです。
特に外出先や電波の悪い場所での会議では、オフラインで文字起こしや議事録作成ができる機能が役立ちます。
インターネットに依存せずに使えることで、どんな場所でも安心して利用することができます。
Oto Note®は、スタンドアローン型の自動文字起こし・議事録作成システムです。
AI音声認識技術を活用し、会議の内容をリアルタイムで文字起こしし、議事録を効率的に作成します。
インターネット接続が不要なため、高いセキュリティ性を維持しながら、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。
Oto Note®は、議事録作成の時間とコストを削減し、効率的な業務運営をサポートします。
※「Oto Note®」は株式会社議事録発行センターの製品です。
1. 高度な音声認識と発話者識別
Oto Note®は音声認識技術と声認証技術を使用しており、発言内容を自動的にテキスト化するだけでなく「誰が発言したか」を識別することが可能です。事前の声の登録が不要で、会議中に発話者をスムーズに分離・識別するため、議事録作成の手間を大幅に軽減します。
2. オフラインでも利用可能な高セキュリティ
端末内だけで精度の高い音声認識や話者分離を実現します。このため、外部に出せない秘匿性の高い機密データを端末内ですべて処理することができます。
3. シンプルで操作性の高い議事録エディタ
Oto Note®にはシンプルで操作性の高い議事録エディタが備わっています。編集機能が豊富で、再変換単語の辞書登録、ファイルの自動保存、同期再生など、議事録作成を効率化するための多くの機能を提供しています。専門用語の追加も可能で、ユーザー自身がカスタマイズできます。
「Oto Note®」は、会議などの音声を認識し、その結果をWindowsパソコン上で確認し、編集できる書き起こし支援アプリです。
「OtoNoteSpeaker」は、この「Oto Note®」に話者分離機能を追加し、会議中の発言を発言者ごとに区別して記録できるようにしたものです。
両製品ともに、エーアイの音声認識技術が採用されており、「OtoNoteSpeaker」には話者分離技術も組み込まれています。
※「Oto Note®」および「OtoNoteSpeaker」は株式会社議事録発行センターの製品です。
活用事例：書き起こし支援アプリ「Oto Note®」「OtoNoteSpeaker」
議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって時間と手間のかかる作業ですが、自動文字起こしツールを活用することで、負担を大幅に軽減できます。
AIを使った文字起こしツールを導入することで、聞き漏れや認識の違いを減らし、会議内容の素早く共有を実現することが可能です。
また、辞書機能やリアルタイム文字起こし、オフラインでの利用といった機能が、議事録作成の効率をさらに高めます。
「Oto Note®」のようなスタンドアローン型の自動文字起こしシステムは、情報漏洩リスクを抑えながら高精度な文字起こしと議事録作成を提供します。
会議の議会録など、さまざまなシーンでの活用が期待でき、業務効率化に大きく貢献するでしょう。 自動文字起こしツールを活用し、議事録作成の効率化と業務全体の向上を目指しましょう。
