2024/12/20 / 社内業務効率化
スピードが求められる現代のビジネス環境では、効率的な情報伝達が欠かせません。「業務の複雑な手順をわかりやすく伝えたい」と考える管理職の方も多いでしょう。その解決策として有効なのが「動画マニュアル」です。
動画マニュアルは、聴覚と視覚の両方で情報を伝えられるため、理解が早まり、習得にかかる時間やコストの削減にもつながります。
本稿では、動画マニュアル作成の6ステップに加え、内容をわかりやすく仕上げるコツや、ナレーション制作に便利なAI音声合成ツールを紹介します。
動画マニュアルの作成手順は、以下の6ステップです。
最初に、動画マニュアルを視聴する「ターゲット」を設定します。以下のポイントに沿って、ターゲット像を設定しましょう。
・担当する業務の内容
・業務の知識レベル
・動画マニュアルを視聴する目的
例えば、初心者向けの場合は、基本的な用語や手順を丁寧に説明することが重要です。一方、経験者向けの場合は、具体的な操作方法や効率化に重点を置くなど、説明の内容やスピードを調整する必要があります。
内容や伝え方の方向性を明確にすることで、視聴者がより理解しやすい動画マニュアルを作成できるでしょう。
ターゲットが明確になったら、次に「構成案」を作成します。構成案では、動画マニュアルの流れや伝えるべきポイントを整理して組み立てます。
これにより、視聴者にとって理解しやすい順序で情報を伝えられ、動画全体の一貫性も保たれます。また、構成案を用意することで全体像を把握しやすくなり、無駄な情報や重複も避けられます。
構成案が完成したら、次に「台本」を作成します。
台本は、動画全体の進行を円滑にするための重要な設計図です。ナレーションや画面に表示する内容を具体的に文字や図で示すことで、撮影や編集の効率が向上します。
また、撮影時のガイドとしてだけでなく、編集時にも参照することで内容のズレを防ぐ効果があります。
撮影は動画マニュアルの品質を左右する重要な工程です。台本を活用しながら、計画的に進めましょう。
撮影方法は内容によって異なります。たとえば、ビジネスマナー研修のように演者が登場する場合は、カメラやマイク、照明などの撮影機材が必要です。
一方、ソフトウェアの操作解説やパワーポイントにナレーションを加える形式では、PC画面のキャプチャと音声収録だけで対応できます。
ただし、音声収録に不慣れな場合は、周囲の雑音や音声の聞き取りづらさといったトラブルが発生することもあるため、スケジュールには余裕を持たせておくと安心です。
動画の撮影が終わったら、ナレーションを挿入します。
ナレーションは映像だけでは伝わりにくい情報を補い、音声を加えることで視聴者の理解を深める重要な役割を担います。特に、複雑な手順や操作を説明する場合に効果的です。
収録方法には、プロのナレーターの起用や、話し慣れた社員に担当させる方法があります。ただし、これらの方法では修正が発生した際に、以下のような課題が生じる恐れがあります。
・コストや時間がかかる
・録音を以前の音声に正確に合わせるのが難しい
・担当者が退職するリスクがある
変更が生じた場合は再収録や編集が必要となり、特に撮影を伴う場合は機材や人員の再手配が負担となります。また、再録音では声のトーンやテンポが一致せず、違和感が出る可能性もあります。音声担当者が退職すれば、再対応が困難になる場合もあります。
こうした課題を避ける手段として、AI音声合成ソフトの活用が効果的です。自然な音声でナレーションを作成できるうえ、テキストの修正だけで音声を変更できるため、時間とコストの削減につながります。
AI音声合成ソフトについては、後で詳しく解説します。
編集では、撮影した映像やナレーションを組み合わせ、視聴者にとって見やすく理解しやすい動画マニュアルに整えます。たとえば、以下のような編集を丁寧に行うことで、完成度が向上します。
・不要なシーンのカット
・テロップやBGMの挿入
・説明資料の挿入
ただし、業務経験者が編集を担当すると、当人にとって不要と思える情報を削除してしまい、視聴者にとって重要な内容が抜け落ちる恐れがあります。経験者には当たり前の手順でも、初心者にとっては欠かせない情報である可能性があるため、注意が必要です。
こうした問題を防ぐには、完成後に実際のターゲットから意見をもらい、フィードバックを反映する時間を設けるとよいでしょう。
AI音声合成ツールを活用すると、動画マニュアルのナレーション作成が非常に効率的になります。
動画マニュアルにAI音声合成ツールを活用する最大の利点は、高品質なナレーションを手軽に作成できる点にあります。プロのナレーターを手配する必要がなく、誰でも簡単にクリアな音声を生成可能です。特にエーアイ社が開発する「AItalk®」はイントネーションも自然なため、違和感のないナレーションに仕上がります。
また、動画マニュアルの修正や変更が容易であることも大きな利点です。従来の動画ナレーションの録音では、内容を変更するたびに再録音が必要でしたが、AI音声合成であればテキストを修正するだけで、すぐに新しい音声を生成できます。
AI音声合成ソフトの中には多言語対応しているものもあるため、外国人スタッフに向けた動画マニュアルの作成にも適しています。英語や中国語など、複数の言語でナレーションを作成できるため、グローバル展開を視野に入れた動画マニュアル作成がスムーズに行えます。
AI音声合成はコスト面でも優れています。ナレーターの人件費や録音スタジオの費用がかからず、一度作成した音声は何度でも動画マニュアルに活用できます。異なるバージョンを作成する際も、録音のやり直しは不要で、設定を変えるだけで対応可能です。長期的に見れば、コスト削減効果は非常に大きくなります。
動画マニュアルの作成時間の短縮も大きなメリットです。録音作業や編集にかかる時間を削減できるため、動画マニュアル作成のスピードが向上します。特に、頻繁にアップデートが必要な動画マニュアルでは、スピーディーな修正が可能なAI音声合成が有効です。
AI音声合成は、声のバリエーションが豊富であることも特徴です。性別や年齢、話し方の異なる声を選択できるため、企業のブランドイメージに沿ったナレーションを作成できます。たとえば、フォーマルな接客動画マニュアルには落ち着いた声を、カジュアルな接客動画マニュアルには明るく元気な声を選ぶといった対応が可能です。
さらに、AI音声合成は録音環境に依存しないため、常にノイズのないクリアな音声を提供できます。従来の録音では雑音やエコーが入るリスクがありましたが、AI音声合成ならその心配がなく、一定の品質を維持できます。
AI音声合成ツール「AItalk®」はカスタマイズ性に優れており、話すスピードや抑揚を細かく調整できる点も魅力です。感情表現に対応したツールを使えば、より自然で臨場感のある語り口に仕上げられます。さらに、専門用語や社内用語を学習させる機能を備えたツールもあり、企業独自の言い回しを反映した動画マニュアルの作成も可能です。
[デモを試してみる]
動画マニュアルを作成する際は、目的や内容に応じたポイントを押さえることが大切です。以下の4種類で説明していきます。
業務手順の動画マニュアルは、視聴者が実際の手順を再現できるよう、視覚的にわかりやすい構成が重要です。
未経験の社員が業務の流れや操作方法を習得することが目的のため、実際の操作画面や手順を映像で示し、具体的で理解しやすい内容を意識しましょう。
必要に応じてナレーションや字幕を活用し、重要なポイントに自然と注意が向く工夫も効果的です。
作成者にとって当たり前の内容でも、視聴者にとっては重要な情報である可能性があるため、抜けや漏れがないよう丁寧に反映することが大切です。
営業の動画マニュアルでは、実際の営業シーンや顧客対応の具体例を取り入れることが重要です。たとえば、以下のようなセリフやトーク例を盛り込むことで、視聴者は迷わずスムーズに営業トークを実践しやすくなります。
（電話の営業例）
「お世話になっております。○○株式会社の△△と申します。」
「○○の件でお電話差し上げました。○○ご担当の□□さまはいらっしゃいますでしょうか？」
また、営業をブロックされた際のシーン別の対応策や成功例・失敗例を入れることで、営業スキルを向上させられるでしょう。
営業力の向上は実践経験が大切ですが、基本的な流れや段取りは動画マニュアルで習得できます。具体例を多く入れるよう意識するとよいでしょう。
研修の動画マニュアルは、新入社員や業界未経験者を対象とするため、難しい用語は避け、やさしい表現で説明することが大切です。
基礎から順を追って構成し、研修レベルに応じて段階的にスキルを習得できるよう工夫しましょう。映像や図解を取り入れることで、視覚的に理解しやすくなります。
ビジネスマナー研修では会社訪問や名刺交換を実演形式で見せたり、企業理念の研修では会社資料を使ったプレゼン形式にしたりと、内容に合った見せ方を意識すると効果が高まります。
研修動画については、以下の記事でも詳しく紹介しています。併せてお読みください。
製品紹介や使い方の動画マニュアルでは、実際に製品を使用する様子を映すことが重要です。これにより、導入を検討している人や初心者にも具体的なイメージを伝えやすくなります。
PCソフトの場合は、画面キャプチャを用いて導入やセットアップの手順を解説します。視聴者は同じ操作をなぞるだけで使い方を習得しやすくなります。
ただし、バージョンアップなどで画面が変わることがあるため、開発部門と連携しながら内容を定期的に見直すことが大切です。
ここでは、株式会社エーアイが音声制作を手掛けた動画マニュアルの事例を紹介します。
アサヒ飲料株式会社様では、新入社員向けの研修動画マニュアルを制作する際、ナレーション作成に課題を抱えていました。以前は社員が担当していましたが、在宅勤務の影響で収録環境の確保や、読み間違いによる再録音が問題となっていました。
そこで、弊社のAI音声合成エンジン「AITalk®」を導入したことで、ナレーションの作成がスムーズになったという声をいただいています。
作成した音声をパワーポイントに挿入するだけで動画マニュアルが仕上がるため、従来の手間や課題が大幅に軽減されました。時間や環境に左右されず、高品質なコンテンツ制作が実現しています。
マニュアル作成ツール「iTutor」を開発・提供する株式会社BluePort様は、製品内で音声を作成していましたが、動画制作ニーズの高まりに伴い、音声品質のさらなる向上を目指していました。
そこで弊社のAI音声合成エンジン「AITalk®」を導入した結果、文章をスムーズに読み上げられるようになり、入力後の修正が不要になったとの声をいただいています。
また、「AITalk®」では単語や抑揚の登録により専門用語も自然に発音できるため、専門性の高いマニュアルでも都度調整の手間が大幅に減りました。
株式会社ベネッセコーポレーション様は、自社の学習講座教材に使用するナレーションを、動画・音声制作会社に依頼しスタジオで収録していました。しかし、社員の立ち会いによる拘束時間、追加収録の難しさ、納品までの時間などに課題を感じていました。
AITalk®を導入後は、従来の費用では実現できなかった収録量に対応できるようになったと伺っています。
教科書改訂に伴うナレーションの追加や修正も手軽に行えるようになり、コスト面の負担も軽減されました。さらに、AITalk® CustomVoiceにより、既存キャラクターに合わせた音声が作成できたことが、導入の決め手になったとのことです。
動画マニュアルは、社内教育や顧客サポートにかかる時間とコストを大幅に削減できる効果的なツールです。特に社員研修や製品サポートの場面で力を発揮します。
紙のマニュアルや口頭説明と異なり、視覚と聴覚の両面から情報を伝えられるため、理解度の向上につながります。さらに、内容に修正が生じた場合も、PC上でテロップやナレーションを編集するだけで柔軟に対応できる点も大きな利点です。
動画マニュアルの音声に関してお悩みの際は、ぜひ株式会社エーアイへご相談ください。より魅力的な動画制作をサポートいたします。
英語、中国語、韓国語は勿論、ドイツ語やフランス語等、様々な言語で、手軽にナレーション音声を合成することができます。
「AITalk® Custom Voice®」は、芸能人や声優、自分の声を収録し、日本語音声合成用のオリジナル辞書を作成するサービスです。
文字を入力するだけで、本人の声のようなリアルな音声で喋らせることができるので、WEBキャンペーンや、スマートフォンのアプリケーション、ゲーム、バーチャルキャラクター、テレビ番組等で、インパクトのある音声コンテンツを実現できます。
AITalk® 声の職人® クラウド版は、テキストをブラウザに入力するだけで誰でも簡単にナレーションや、ガイダンス音声を作成することができるクラウドサービスです。
月額プランで契約できるので、低予算で検討している方や、少しだけ音声ファイルを作りたい方におすすめの音声合成クラウドサービスです。
「AITalk® 声の職人」はパソコンにテキストを入力するだけで、手軽に音声ファイルが作成できるナレーション作成ソフトです。このソフトを使えば、誰でも簡単に直感的な操作で、高品質なナレーション音声の作成が可能になります。 さらに最新バージョン「AITalk®」では、感情の調整も可能になりました。
