2024/12/20 / 社内業務効率化
スピード感が求められる現代のビジネス環境においては、効率的な情報伝達が求められています。「業務の複雑な手順をわかりやすく伝えたい」と考えている管理職の方もいるでしょう。そんな悩みを解決するのが「動画マニュアル」です。
動画マニュアルは、テキストと違い、情報を聴覚と視覚で伝えるため、聴取者の理解が早くなるという特徴があります。ひいては、習得までの時間とコストの削減にもつながります。
本稿では、動画マニュアル作成の具体的な6ステップや、内容をわかりやすくするためのコツ、ナレーションの作成に便利なAI音声合成ツールを紹介します。
また、事例を通じて、企業がどのように動画マニュアルを作成し、成果を上げたのかも学べます。
動画マニュアルの作成手順は、以下の6ステップです。
最初に、動画マニュアルを視聴する「ターゲット」を設定します。以下のポイントに沿って、ターゲット像を設定しましょう。
・担当する業務の内容
・業務の知識レベル
・動画マニュアルを視聴する目的
上記のポイントを明確にすることで、視聴者のニーズに合わせた動画マニュアルを設計しやすくなります。
例えば、初心者向けの場合は、基本的な用語や手順を丁寧に説明することが重要です。一方、経験者向けの場合は、具体的な操作方法や効率化に重点を置くなど、説明の内容やスピードを調整する必要があります。
内容や伝え方の方向性を明確にすることで、視聴者がより理解しやすい動画マニュアルを作成できるでしょう。
ターゲットが定まったあとは、「構成案」を作成します。構成案には、動画マニュアルの流れやポイントを整理して落とし込みます。
構成案を作ることで、視聴するターゲットが理解しやすい順序で情報を提示でき、動画全体の一貫性を保てます。
また、構成案があると全体像を俯瞰できるため、無駄な情報や説明の重複を避けられます。
ターゲットに合わせて動画マニュアルのわかりやすさ、見やすさを意識しながら構成案を作ってみてください。
動画マニュアルの構成案が完成したあとは、「台本」を作成します。
台本は、全体の進行をスムーズにするための重要な設計図です。
動画マニュアル内で使用するナレーションや画面に表示する内容を具体的に文字や絵に起こすことで、撮影や編集作業を効率的に進められます。
さらに台本は撮影時のガイドラインとして活用できるだけでなく、編集作業の際にも参照することで、内容のズレを防ぐ役割も果たします。
台本を作成したあとは、いよいよ動画を撮影します。
撮影は、動画マニュアルの品質に大きな影響を与える重要な工程です。台本を活用しながら、計画的に進めていきましょう。
撮影方法は、内容によって異なります。
たとえば、ビジネスマナー研修の動画マニュアルでは、演者がカメラの前で演技を行うため、カメラやマイク、照明といった撮影機材が必要になります。
一方、ソフトウェアの操作方法を解説する動画やパワーポイントのスライドショーにナレーションをつける動画マニュアルでは、PC画面のキャプチャや音声収録で済むため、特別な撮影機材は不要です。
とはいえ、動画撮影に不慣れな場合、「周囲の雑音が入る」「音声がクリアに聞こえない」など、予期せぬトラブルが発生するケースがあります。そのため、撮影スケジュールには余裕を持たせましょう。
動画の撮影が終わったあとは、「ナレーション」を入れます。
ナレーションは動画マニュアルの内容を補足し、視覚だけでなく音声情報も加えることで、視聴者であるターゲットの理解を深める重要な役割を果たします。
特に、複雑な手順や操作を説明する場合、ナレーションがあることで、内容がさらにわかりやすくなります。
ナレーションの収録方法としては、「プロのナレーターを起用する」「話しが上手な社員に担当してもらう」という選択肢があります。
しかし、これらの方法は変更や修正が発生した際、以下のような問題が発生する可能性があります。
・コストや時間がかかる
・プロでも以前の録音に完全に合わせて収録するのは難しい
・音声を担当した社員が退職するリスクがある
変更や修正には再収録や編集が必要となり、時間やコストがかかります。特に撮影を伴う場合は、機材やスタッフの手配などで負担が増します。
また、再録音では声のトーンやテンポが一致せず、不自然さを感じさせる可能性があります。さらに、音声担当者が退職すると、信頼性に影響が出たり、再録音が必要になったりするリスクもあります。
そのため、手軽かつ柔軟に対応できるAI音声合成ソフトの利用がおすすめです。
AI音声合成ソフトは自然な音声で動画マニュアルのナレーションを作成できるうえ、文章の修正だけで簡単に音声を変更できるため、コストや時間の削減につながります。また、複数の声質やトーンを選べるソフトも多く、動画の雰囲気に合わせたナレーションを作成できるのも大きなメリットです。
最後に動画編集を行って完成させます。
編集は撮影した映像やナレーションを組み合わせて、動画マニュアルを視聴者にとって見やすく、理解しやすい形に仕上げる工程です。
以下のような編集を丁寧に行うことで、完成度が上がります。
・不要なシーンのカット
・テロップやBGMの挿入
・説明資料の挿入
注意点として、当該業務の経験者が編集すると必要な情報までカットしてしまい、視聴者が動画マニュアルの内容を理解できなくなる恐れがあります。経験者にとっては当たり前の手順や情報でも、初心者や未経験者にとって必要な情報である可能性があるかもしれません。
こうした問題を防ぐためにも、完成した段階で実際のターゲットから意見をもらい、フィードバックの時間を設けることをおすすめします。
動画マニュアルを作成する際は、目的や内容に応じたポイントを押さえることが大切です。
以下の4つの種類で説明していきます。
業務手順の動画マニュアルは、視聴者が実際に同じ手順で作業を進められるよう、視覚的にわかりやすい構成にすることが大切です。
業務手順の動画マニュアルは、未経験の社員が業務の概要や手順を習得するのが目的です。実際の操作画面や手順を映像に起こして、具体的でわかりやすい内容にしましょう。
必要に応じてナレーションや字幕を駆使しながら、重要なポイントに注意を向けられるような工夫も求められます。
作成者にとって当たり前のことでも、視聴者にとっては重要な情報である可能性があるため、漏れなく動画マニュアルに反映するよう心掛けることがポイントです。
営業の動画マニュアルでは、実際の営業シーンや顧客対応の具体的な状況を取り入れることが大切です。
例えば、下記のような具体的なセリフやトーク例を動画マニュアルに盛り込むことで、視聴者が迷わずスムーズに営業トークを実践できるようになります。
（電話の営業例）
「お世話になっております。○○株式会社の△△と申します。」
「○○の件でお電話差し上げました。○○ご担当の□□さまはいらっしゃいますでしょうか？」
また、営業をブロックされた際のシーン別の対応策や成功例・失敗例を入れることで、営業スキルを向上させられるでしょう。
営業力の向上は実践経験が大切ですが、基本的な流れや段取りは動画マニュアルで習得できます。具体例を多く入れるよう意識するとよいでしょう。
研修の動画マニュアルでは、新入社員や業界未経験者などがターゲットになるため、難しい用語は使わずにわかりやすい言葉で説明することがポイントです。
基礎的な内容から順序立てて、研修レベルに合わせて段階的にスキルを身につけられる構成にしましょう。
また、映像や図解を使った動画マニュアルにすることで、視覚的に理解しやすくなります。
ビジネスマナー研修では会社訪問や名刺交換を実際に演じる形式、企業理念の研修では会社資料を用いたプレゼン形式など、内容に応じた見せ方を工夫すると効果的です。
製品紹介や使い方の動画マニュアルでは、実際に製品を使用しているシーンを映すことが重要です。
これにより、製品の導入を検討している人や初めて使う人に具体的なイメージを伝えられます。
従来の紙では表現しづらかった操作の詳細も、動画マニュアルでは具体的に示せるのが大きなメリットです。これにより、より詳細でわかりやすい情報提供が可能になります。
PCソフトであれば、キャプチャを撮りながら導入やセットアップの画面を解説します。聴取者は動画マニュアルと同じ操作をすればよいため、製品をスムーズに利用してもらえるでしょう。
ただし、バージョンアップなどで画面が変わった場合は動画マニュアルの修正が必要なため、開発部などと連携しながら動画マニュアルの更新を適宜行う必要があります。
動画マニュアルを作成する際、音声は欠かせない要素です。
ここでは、株式会社エーアイが音声制作を手掛けた動画マニュアルの事例を紹介します。具体的な事例を通じて、AI音声合成をどう活用して効果的な動画マニュアルを作成したのか、ポイントを説明します。
新しく入ったメンバーに向けた研修動画マニュアルの制作で、ナレーション作成に課題を抱えていたアサヒ飲料株式会社様。
これまでは社員がナレーションを担当していましたが、在宅勤務が進む中で、収録環境の整備や読み間違いによる撮り直しなどの課題が生じていました。
そこで、弊社のAI音声合成エンジン「AITalk®」を導入した結果、ナレーションをスムーズに作成できるようになったという声をいただいています。
作成した音声ナレーションをパワーポイントに挿入するだけで簡単に動画マニュアルが完成するため、従来の手間や課題が大幅に軽減されました。これにより、時間や環境に左右されることなく、高品質な動画マニュアル制作が可能となります。
マニュアル作成ツール「iTutor」を作成・提供している株式会社BluePort様 。
製品内で音声作成をしていたものの、動画作成のニーズが高まっており、さらなる音声品質の向上を目指していました。
弊社のAI音声合成エンジン「AITalk®」を導入したことで、入力した文章をスムーズに読み上げられるようになり、入力後の手直しが不要になったとのお声をいただいています。
「AITalk®」は単語や抑揚を登録することで専門用語もきれいに発音できるため、専門性の高いマニュアル作成においても都度調整を行う手間が大幅に軽減されました。
自社が提供する学習講座の教材で、ナレーションを作成していた株式会社ベネッセコーポレーション様。
動画や音声の制作会社へ依頼してスタジオでの収録を行っており、立ち会いをする社員の方の拘束時間や、追加収録のしにくさ、納品までのスピード感に課題を抱えていました。
弊社のAI音声合成エンジン「AITalk®」を導入してからは、これまでの費用ではできなかった収録量を実現できるようになったそうです。
教科書改訂によるナレーションの追加収録や修正も手軽に行え、低コストでのナレーション作成が可能となりました。
また、CustomVoice機能で既存のキャラクターに合わせた音声の作成も可能なため、独自の世界を作れたことが導入の決め手とのことでした。
AI音声合成ツールを活用すると、動画マニュアルのナレーション作成が非常に効率的になります。
動画マニュアル作成におけるAI音声合成ツールの最大のメリットは、手軽に高品質なナレーションを作成できる点です。プロのナレーターを手配する手間がなく、誰でも簡単にクリアなナレーションを生成できます。最近のAI音声は自然なイントネーションを持ち、BGMや映像との馴染みもよく、違和感のないナレーションを作れます。
また、動画マニュアルの修正や変更が容易であることも大きな利点です。従来の動画ナレーションの録音では、内容を変更するたびに再録音が必要でしたが、AI音声合成であればテキストを修正するだけで、すぐに新しい音声を生成できます。話す速度やイントネーションの調整も可能なため、視聴者にとって聞き取りやすい形にカスタマイズできます。
さらに、AI音声合成ツールの多くは多言語対応しているため、外国人スタッフ向けに向けた動画マニュアルの作成にも適しています。英語や中国語など、複数の言語でナレーションを作成できるため、グローバル展開を視野に入れた動画マニュアル作成がスムーズに行えます。人間のナレーターでは難しい正確な発音や統一感のあるナレーションも、AI音声合成ツールを活用することで、簡単に実現できます。
コスト面でもAI音声合成は優れています。ナレーターの人件費や録音スタジオの費用が不要となり、一度作成したナレーションは何度でも動画マニュアルに活用できます。例えば、異なるバージョンのナレーションを作る場合でも、新たに録音し直すことなく、設定を変更するだけで作成可能です。長期的に見れば、大きなコスト削減につながるでしょう。
動画マニュアルの作成時間の短縮も大きなメリットです。録音作業や編集にかかる時間を削減できるため、動画マニュアル作成のスピードが向上します。急ぎの案件にも対応しやすく、シナリオ変更があった場合でもすぐに反映できます。特に、頻繁にアップデートが必要な動画マニュアルでは、スピーディーな修正が可能なAI音声合成が有効です。
AI音声合成は、声のバリエーションが豊富であることも特徴です。性別や年齢、話し方の異なる声を選択できるため、企業のブランドイメージに沿ったナレーションを作成できます。たとえば、フォーマルな接客動画マニュアルには落ち着いた声を、カジュアルな接客動画マニュアルには明るく元気な声を選ぶといった柔軟な対応が可能です。
さらに、AI音声合成は録音環境に依存しないため、常にノイズのないクリアな音声を提供できます。従来の録音では雑音やエコーが入るリスクがありましたが、AI音声合成ならその心配がなく、一定の品質を維持できます。バックグラウンドノイズの処理に時間をかける必要もないため、動画マニュアル編集の負担が軽減されます。
AI音声合成ツールは音声のカスタマイズ性も高く、話すスピードや抑揚を細かく調整できる点も魅力です。さらに、感情表現が可能なAI音声合成を活用すれば、よりリアルで自然な語り口に仕上げることも可能です。専門用語や社内用語を学習させる機能を持つツールもあり、企業独自の言い回しを取り入れた動画マニュアルを作成できます。
このように、AI音声合成ツールを活用することで、動画マニュアルのナレーション作成が大幅に効率化されます。高品質なナレーションを短時間で作成できるだけでなく、修正が簡単で、多言語対応やコスト削減にも貢献します。企業の業務効率を向上させるためにも、AI音声合成を積極的に活用することをおすすめします。
動画マニュアルは、社内教育や顧客サポートにかかる時間とコストを大幅に削減できるツールです。特に、社員研修や製品サポートで効果を発揮します。
紙ベースのマニュアルや口頭での説明と異なり、動画マニュアルは視覚と聴覚の両方から情報を伝えるため、内容の理解度が向上します。
また、マニュアルに変更や修正が生じた場合でも、PC上でテロップやナレーションを編集するだけで簡単に対応できるのも、動画マニュアルならではのメリットです。
動画マニュアルの音声に関するお悩みがありましたら、ぜひ株式会社エーアイまでお気軽にお問い合わせください。より魅力的な動画マニュアル制作をサポートいたします。
英語、中国語、韓国語は勿論、ドイツ語やフランス語等、様々な言語で、手軽にナレーション音声を合成することができます。
「AITalk® Custom Voice®」は、芸能人や声優、自分の声を収録し、日本語音声合成用のオリジナル辞書を作成するサービスです。
文字を入力するだけで、本人の声のようなリアルな音声で喋らせることができるので、WEBキャンペーンや、スマートフォンのアプリケーション、ゲーム、バーチャルキャラクター、テレビ番組等で、インパクトのある音声コンテンツを実現できます。
AITalk® 声の職人® クラウド版は、テキストをブラウザに入力するだけで誰でも簡単にナレーションや、ガイダンス音声を作成することができるクラウドサービスです。
月額プランで契約できるので、低予算で検討している方や、少しだけ音声ファイルを作りたい方におすすめの音声合成クラウドサービスです。
「AITalk® 声の職人」はパソコンにテキストを入力するだけで、手軽に音声ファイルが作成できるナレーション作成ソフトです。このソフトを使えば、誰でも簡単に直感的な操作で、高品質なナレーション音声の作成が可能になります。 さらに最新バージョン「AITalk®」では、感情の調整も可能になりました。
